Nonostante la tecnologia abbia ormai reso possibile liberarsi della carta, nelle aziende c’è ancora una certa resistenza a convertire in digitale la documentazione aziendale.
Al di là dell’abitudine, che certo ha ancora una certa incidenza, una ragione di questa resistenza può trovarsi nel timore che il documento informatico non offra le stesse garanzie, in termini di immodificabilità e di valore legale, del documento analogico.
Si tratta di dubbi che possono oggi considerarsi superati. Infatti, tramite il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e le linee guida dell’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici le caratteristiche e la valenza legale dei documenti informatici sono state normate.
Anche se i documenti ora citati sono indirizzati soprattutto alla pubblica amministrazione, e ad altri soggetti legati al pubblico servizio, le norme e le indicazioni ivi contenute si applicano a tutti i documenti informatici, compresi quelli gestiti dai soggetti privati.
Andiamo, dunque, a vedere quali sono le caratteristiche del documento informatico e che valore legale, e a quali condizioni, gli viene riconosciuto.
Il documento informatico e la sua creazione
Si definisce documento informatico la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Si tratta di una definizione che, saggiamente, non tiene conto di aspetti tecnici come il formato del file che contiene il documento né dei programmi e dispositivi per la sua fruizione, in modo da non divenire obsoleta con l’evolvere della tecnica.
Il documento informatico, quindi, è l’equivalente di natura informatica del tradizionale documento analogico, che è a sua volta definito come la rappresentazione, appunto analogica, di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Un documento informatico può generarsi in tre differenti modi.
Il primo, che abbiamo tutti presente, è la creazione diretta da parte di uno o più soggetti.
Si tratta, ad esempio, del contratto scritto in formato Word, rimaneggiato da più utenti e, infine, salvato in formato PDF. La formazione del suo contenuto segue le stesse logiche dietro la formazione del contenuto di un tradizionale documento analogico, solo dando come risultato finale un documento informatico.
Il secondo è la formazione automatica, a seguito di una operazione di acquisizione di dati o dalla generazione o raggruppamento di dati estratti da banche dati.
Due esempi che possono aiutarci a comprendere questo metodo sono la conferma di un acquisto online e l’estratto conto automatico.
La conferma di acquisto è un documento informatico creato automaticamente, ad acquisto concluso, da un sistema di e-commerce con i dati (bene acquistati, dati anagrafici dell’acquirente, data d’acquisto ecc.) acquisiti durante il processo di acquisto online.
L’estratto conto automatico, invece, è un documento informatico creato automaticamente da un programma di gestione contabile, cui vengono date indicazioni tipo cliente e periodo di tempo, estraendo i dati rilevanti (i rapporti dare e avere) da un database.
Il terzo è l’acquisizione informatica di un documento analogico, ad esempio attraverso un processo di scansione.
Quella del documento informatico, quindi, è una categoria ampia, che va oltre il mero documento scritto con un elaboratore di testo e copre pressoché tutti i tipi di documento di interesse per una società.
Valore legale del documento informatico
Al documento informatico viene riconosciuto un valore legale la cui forza dipende dal livello di certezza riguardo al suo contenuto e alla sua provenienza.
L’evidente problema del documento informatico rispetto a quello analogico è che, mentre le modifiche e aggiunte successive alla formazione di un documento analogico lasciano tracce evidenti (segni di penna, pagine aggiuntive, segni di bianchetto), le modifiche e aggiunte a un documento informatico non sono evidenti e possono essere molto difficili da individuare.
Questo fatto rischia di creare incertezza sulla affidabilità del documento informatico per ricostruire la verità dei fatti o la volontà di uno o più soggetti.
Tuttavia, esistono dei mezzi tecnici che consentono di garantire che un documento informatico non sia stato alterato, e per ricondurne il contenuto a uno o più soggetti determinati.
Fra i vari mezzi tecnici disponibili, il legislatore ha scelto di prediligere le firme elettroniche.
L’art. 20, comma 1-bis, CAD stabilisce, infatti, che un documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice Civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata.
Soddisfare il requisito della prova scritta significa che il documento informatico firmato digitalmente ha lo stesso valore del documento analogico sottoscritto e, di conseguenza, costituisce piena prova del suo contenuto fino a querela di falso, salvo che il soggetto sottoscrittore abbia la possibilità di disconoscere la sottoscrizione e la eserciti.
Si tratta di un valore legale, quindi, molto alto. I documenti informatici non firmati digitalmente non godono di un pari riconoscimento ma possiedono, comunque, un valore legale loro proprio in quanto, sempre l’art. 20, comma 1-bis, CAD, stabilisce che l'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità.
Questo significa che il Giudice è libero di ritenere che un documento informatico soddisfi i requisiti della forma scritta se, pur non essendo firmato digitalmente, offre adeguate garanzie date da altri e diversi accorgimenti tecnici.
Ad esempio, un giudice potrebbe ritenere dotato del valore attribuito alla forma scritta il contenuto di una comunicazione di posta elettronica certificata la quale, per le sue specifiche tecniche, non può essere alterata successivamente e offre sufficiente certezza sulla data di trasmissione e sul mittente.
Così come potrebbe riconoscere il medesimo valore al contenuto di un documento notarizzato in blockchain (per maggiori dettagli potete recuperare questo nostro articolo), dal momento che questo processo garantisce che il documento informatico esisteva a una certa data e non è stato modificato da allora.
Questo significa che non è necessario firmare tutto digitalmente (anche se è consigliabile) per poter digitalizzare la propria documentazione godendo delle stesse garanzie legali offerte dai documenti analogici. Basta avere l’accortezza di utilizzare, per la formazione e la conservazione dei documenti, strumenti tecnici che ne assicurino l’immodificabilità e la provenienza.
Le firme elettroniche
Poiché è lo strumento principale per assicurare ai nostri documenti informatici di soddisfare il requisito della forma scritta, è utile avere presente quali sono i diversi tipi di firma elettronica e come funzionano.
La firma elettronica avanzata è una prima forma di sottoscrizione elettronica connessa unicamente al firmatario e quindi in grado di identificarlo e accertare la provenienza da questi dei documenti sottoscritti con questa firma.
Consiste in un processo che può essere svolto con due differenti modalità: grafometrica e OTP (One Time Password).
La grafometrica prevede l’iniziale acquisizione informatica della firma autografa del sottoscrittore. Al momento di sottoscrivere digitalmente un documento, il sottoscrittore scrive la propria firma su uno strumento di acquisizione digitale (un tablet o una tavoletta digitale) e un apposito programma verifica la corrispondenza della firma inserita con quella registrata, apponendo in caso positivo la firma elettronica sul documento, integrata solitamente dal nome e cognome del sottoscrittore.
La OTP consiste nel registrare i dati del sottoscrittore assieme a un dispositivo di sua proprietà, solitamente il telefono cellulare, al quale inviare, al momento della firma, una password temporanea (sempre diversa a ogni sottoscrizione) generata al momento e che deve essere inserita nel sistema di firma entro pochi minuti. L’inserimento della password temporanea viene considerata espressione della volontà del sottoscrittore associato al dispositivo e il programma di firma, di conseguenza, appone la firma elettronica al documento informatico.
La firma elettronica qualificata, detta anche firma digitale, basa il proprio funzionamento sulla crittografia asimmetrica, attraverso una coppia di chiavi crittografiche: una privata, utilizzata dal sottoscrittore per firmare il documento informatico, e una pubblica, utilizzata da chi desidera controllare la firma apposta per verificarne l’integrità e la provenienza.
Si tratta del tipo di firma elettronica più sicura, che garantisce più delle altre l’integrità del documento e la provenienza della firma dal soggetto sottoscrittore. Per poter utilizzare questo tipo di firma il sottoscrittore deve procurarsi un certificato digitale, rilasciato da un ente certificatore compliance con le direttive dell’AgID. Il certificato digitale è univoco, non ve ne sono due uguali, e assicura, al pari di una firma autografa, che le sottoscrizioni informatiche apposte tramite quel certificato provengono da un unico e solo individuo.
Conclusione
La firma elettronica qualificata è oggi molto diffusa, se non proprio obbligata, fra professionisti e imprenditori, mentre la firma elettronica avanzata, di più semplice implementazione, può essere fatta adottare ai responsabili e quadri di una azienda, nonché ai propri clienti e utenti (si pensi, ad esempio, al diffuso uso della sottoscrizione tramite OTP per i contratti assicurativi e di gestione finanziaria).
E anche nel caso in cui non sia possibile, o sia troppo oneroso, apporre una firma elettronica a un documento informatico, vi sono comunque ampie possibilità tecniche per assicurare ai propri documenti informatici, e alla digitalizzazione di quelli analogici, un livello di immodificabilità, integrità e provenienza tali da godere degli stessi vantaggi dei documenti tradizionali.
Di conseguenza, non esistono oggi impedimenti alla conversione dei documenti aziendali, sia interni che esterni e questo passaggio, anzi, è da raccomandarsi alla luce dei vantaggi di gestione e conservazione che i documenti informatici presentano rispetto a quelli cartacei.
Se volete maggiori informazioni sulle possibilità offerte dalla digitalizzazione dei vostri documenti aziendali, su come assicurarne la valenza legale e, in generale, sui vantaggi legali che la digitalizzazione può portare alla vostra attività rivolgetevi a RUP Legal and Consulting e saremo lieti di assistervi.
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